Eczacılık - MESLEKİÇİ SÜREKLİ EĞİTİM PROGARMI (MİSEP)

ECZANE AÇILMASI, İŞLETİLMESİ VE EKONOMİSİ KONUSUNDA
PRATİK BİLGİLER

Ecz. Sarp YAKLAV


- ECZANE AÇILIRKEN YAPILAN BÜROKRATİK İŞLEMLER
- ECZANE İŞLETİLMESİNDE YAPILACAK İŞLEMLER VE PRATİK BİLGİLER
- ECZANE İŞLETMELERİNİ İLGİLENDİREN VERGİ BEYANNAMELERİ VE VERİLME ZAMANLARI
- ECZANE YÖNETİMİ VE EKONOMİSİ ÜZERİNE BİLGİLER VE UYGULAMALAR
- ECZANE EKONOMİSİ ÜZERİNE OLAN İLKELER

ECZANE AÇILIRKEN YAPILAN BÜROKRATİK İŞLEMLER

Eczane Açılış Ruhsat İşlemleri
a) Eczacı odasına yapılacak başvuru ve yapılacak işlemler.
b) Sağlık Bakanlığına başvuru ve ruhsat almak için yapılacak işlemler.
n
Ruhsat aldıktan sonra Maliyeye vergi mükellefiyeti ilen ilgili yapılacak işlemler.
a) İşyeri işe başlamasının dilekçe ile bildirimi.
b) İşyerinde kullanılacak ticari defterleri notere tasdik ettirmek.
c) Yazar kasa alıp kullanmaya hazırlamak.

Bağ-Kura kayıt işlemleri yaptırıp Bağ-kur mükellefi olmak (İşe başladıktan sonra 3 ay içinde) Eczanede işçi çalıştırılacak ise Sosyal Sigortalar Kurumu ile ilgili işlemler.
a) İşyeri bildirgesi doldurup tescil yapmak. (İşçi çalıştırmaya başlamadan önce)
b) İşçi girişlerinin formlarını doldurup tescilini yaptırmak.(İşçi çalıştırmaya başlamadan önce.)

İşçi çalıştırılacaksa Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ile ilgili işyeri ve işçi tescil ve bildirim işlemlerini yapmak.
a) İşyeri tescili
b) İşçi bildirimleri

ECZANE İŞLETİLMESİNDE YAPILACAK İŞLEMLER VE PRATİK BİLGİLER

Kullanılan Muhasebe Usulleri
a) Bilanço usulüne göre defter tutma.
İlk açılışta ihtiyari olarak seçilebilir. Yıl sonundaki emtia alış ve satış toplamlarına göre sınıf değiştirerek mecburiyet kazanır. Bilanço esasına göre kullanılan defterler.
- Yevmiye Defteri (Noter tasdiki zorunludur.)
- Defter-i Kebir (Noter tasdiki zorunlu değildir.)
- Envanter Defteri (Noter tasdiki zorunludur.)
b) İşletme esasına göre defter tutma.
İşyerinin ilk açılışında seçilen; işlemleri basit bir uygulama taşıyan bir usuldür. Bu
usulde kullanılan defterler.
- İşletme hesabı defteri. (Noter Tasdiki zorunludur.)
- Envanter defteri (kullanılması isteğe bağlıdır. Kullanılacaksa noter tasdiki zorunludur.)

Eczanede kullanılan kanuni belgeler.

a) FATURA: Satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işim yapan eczacı tarafından karşı tarafa verilen ticari bir belgedir. (VUK. Madde 229) En az bir asıl bir suret olarak tanzim edilir. Şekli ise; (VUK Madde 230)
1) Düzenleme tarihi, seri ve sıra numarası
2) Faturayı düzenleyenin adı, soyadı varsa ticaret ünvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası
3) Müşterinin adı, ticaret ünvanı, adresi, vergi dairesi hesap numarası.
4) Malın veya yapılan işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı.
5) Mal irsaliye ile teslim edilmiş ise irsaliye numarası ve tarihi.

Faturanın nizamı ise, (VUK madde 231)

1) Sıra numarası dahillinde sıralanır.
2) Faturalar; mürekkeple, makine veya kopyalı kurşun kalem ile doldurulur.
3) Birden fazla örneği var ise belirtilir.
4) Malın tesliminden itibaren en geç 10 gün içinde düzenlenir.
5) Parası ödenmemiş malların faturası düzenlenirken onay ve imza üst tarafa, ödenmiş ise alt kısmına onay ve imza atılır.

b) PERAKENDE SATIŞ VESİKASI
1) Perakende satış fişi
2) Makinalı yazar kasa kayıt rulosu.
c) GİDER PUSULASI: Vergiden muaf esnafa yaptırılan işler ve satın alınan emtialar için düzenlenir.
d) İRSALİYELER: Malın hareketini gösteren kanuni belgedir. En geç 10 gün içinde faturaya bağlanmak zorundadır. Faturadan istenen bilgileri içermek zorundadır.
Bahsi geçen belgelerin hepsi kanuni belge olup 5 takvim yılı saklanması zorunludur.

Belli başlı kazanç şekilleri şunlardır.
1) Ticari kazançlar
2) Zırai kazançlar
3) Ücretler
4) Serbest meslek kazancı
5) Gayrimenkul sermaye iratları
6) Menkul sermaye iratları
7) Kaynağı ne olursa olsun her türlü kazanç ve iratlar

Çok kullanılan ve tarifi gereken mali terimler.
a) AMORTİSMAN: İşletmelerde 1 yıldan fazla kullanılan ve yıpranmaya, aşınmaya veya kıymetten düşmeye maruz bulunan gayrimenkullerle ve gayrimenkul gibi değerlenen iktisadi kıymetlerin, alet, edavat, mefruşat, demirbaş ve sinema filmleri gibi değerlerin belirli esaslara göre yok edilmesine denir. 3 tipi vardır.
- Normal Amortisman : Yıllık en fazla % 20 olarak düşülür ve 5 yılda tamamlanır.
- Azalan Bakiyeler Usulü: Bu usulü sadece bilanço esasına göre defter tutan mükellefler kullanabilir. % 40 oranını geçmemek şartı ile normal amortisman oranının iki katıdır.
- Fevkalede Amortisman:
1) Yangın, deprem, su baskını gibi doğal afetler neticesinde tespitle uygulanır.
2) Yeni icatlarla, tamamen kullanılamaz hale gelen menkul ve gayri menkullerde uygulanır.

b) ENVANTER: Envanter çıkarmak; İşletme mevcutlarını, alacaklarını, borçlarını ölçmek, tartmak, ve değerlendirmek sureti ile kesin bir şekilde detaylı olarak tespit etmek demektir. Kontrol amacı hariç işletmelerde envanter her yıl sonunda çıkarılır. Envanter sonucuna göre sene sonu kayıtları yapılarak kar-zarar tespiti yapılır.
c) BİLANÇO: Envanterde gösterilen kıymetlerin tasnifi ve karşılıklı olarak değerler yönünden tertiplenmiş özetidir. Bilanço aktif ve pasif olmak üzere 2 tablodan ibarettir. Aktif tablosunda mevcutlar ile alacaklar ve varsa zarar; pasif tablosunda, borçlar, sermaye ve kar yer alır. Aktif tablosu ile borçlar arasındaki fark işletmenin öz sermayesini teşkil eder. Sene başındaki öz sermaye ile sene sonundaki öz sermaye farkı
işletmenin kar veya zararını gösterir. Bilançoların her dönem sonunda tanzimi zorunludur.

Bazı Ticari Evrakların Tarifi.

- POLİÇE : Alacaklı tarafından borçluya hitaben tanzim edilen ve muayyen bir paranın, yine muayyen bir müddet sonunda üçüncü bir şahsa veya emrine ödenmesini temin amacıyla yazılan bir senet şeklidir.
- ÇEK : Evvelce bankaya yatırılmış bir paranın veya limit dahilinde olmak üzere banka tarafından açılan kredinin tamamen veya kısmen geri alınması için yazılan bir ödeme emridir. (Çekte vade olmaz. TTK madde 622-735)
- BONO : Borçlu tarafından alacaklıya hitaben tanzim edilen ve muayyen bir borcun belirli bir vade sonunda ödenmesi taahüdünü ifade eden bir senet türüdür. (TTK madde 688-691)

ECZANE İŞLETMELERİNİ İLGİLENDİREN VERGİ BEYANNAMELERİ VE VERİLME ZAMANLARI

- İlan ve Reklam vergisi: İlk beyanname işin yapıldığı ayı takip eden ayın 20 günü ödenir. Daha sonra ise her yılın Ocak ayı içinde beyanname verilir ve ödenir.
- Geçici Vergi (Peşin Vergi): 3 aylık dönemlerde verilir. (Verilme ve ödeme zamanı dönemi takip eden 45 gündür. Ödenmeyen geçici vergiler yıllık gelir vergisinden mahsup edilemez. (Dönem 1-2-3/4-5-6-/7-8-9/10-11-12)
- Muhtasar Beyanname: Kira, ücret ve G.Vergisi kanununun 94, maddesinde sayılan ödemelerden yapılan stopajların beyanı ve ödenmesidir, aylık ve üç aylık dönemlerde verilebilmektedir. Verilme zamanı dönemi takip eden ayın 20, günüdür. Üç aylık dönemler ise;
Şubat-Mart-Nisan (Mayıs 20 sine kadar)
Mayıs-Haziran-Temmuz (Ağustos 20 sine kadar)
Ağustos-Eylül-Ekim (Kasım 20 sine kadar)
Kasım-Aralık-Ocak (Şubat 20 sine kadar.)

- Katma Değer Vergisi : Dönem içinde tahsil edilen ve ödenen katma Değerlerin takip edildiği beyannamedir. Takip eden ayın 25. gününe kadar verilir ve ödenir.
- Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi : Bir hesap dönemi sonundaki gelirlerin toplanıp beyan edildiği beyannamedir. Dönemi takip eden 90. gün sonuna kadar verilir. Özel hesap dönemi yok ise bu süre Mart ayının son günüdür. Hesaplanan gelir vergisi Mart-Haziran ve Eylül aylarında olmak üzere 3 taksitte ödenir.
- Emlak Vergisi : Her türlü gayrimenkul için düzenlenen ve Belediyelere verilen bir beyannamedir. Gayrimenkulün alındığı yıl içinde olmak üzere bir kere verilir. Hesaplanan emlak vergisinin ilk taksiti Mayıs sonu ve ikinci taksiti Kasım sonuna kadar ödenir.
- Motorlu Taşıtlar Vergisi : Beyana tabi değildir. Vergi her yılın Ocak ve Temmuz aylarında olmak üzere 2 taksitte ödenir.
- Aylık Sigorta Bildirgesi : İşçi çalıştırılıyorsa takip eden ayın sonuna kadar bildirge verilir ve ödenir.
- Bağ-kur pirimi : Beyana tabi değildir. Ait olduğu ay içinde ödenir.


C) ECZANE YÖNETİMİ VE EKONOMİSİ ÜZERİNE BİLGİLER VE UYGULAMALAR


1) Etik Yönden Uygulama
2) Yapılanma yönünden Uygulama
3) Mali yönden Uygulama

ETİK YÖNDEN UYGULAMA :
Eczanede satılan malın ticari (değişim) değerinden çok kullanım değerini düşünmek bunun hasta üzerinde biyo yararlılığına dikkat etmek gerekir. Burada gelen kişi önce hasta olarak kabul görmeli ona hizmet edilmeli ve mesleki bilgiler ve danışmanlık hizmetleri sonuna kadar verilmelidir. Eczaneye gelen kişi hasta değil müşteri olarak görüldüğünde Deontoloji olgusu ve hizmet kalitesi ve mesleki etik sekteye uğrar ki bu tip eczanelerin ekonomisi ve işletme ömrü uzun olmaz.

YAPILANMA YÖNÜNDEN UYGULAMA :
Eczaneler hizmet standardına, ilaç portföyüne, eczanenin sabit kıymet ve ekipman yapılanması konusunda işletmesine gereken yatırımı yapmalı Eczaneden kazanılan hasılatın hepsinin kazanç olmadığı bilincinde olmalı bu kazancı gereken yerlere gerektiği kadar fon aktararak işletme rantabl bir hale getirmelidir. Aynı zamanda da GPP denen iyi eczacılık uygulama ve yapılanmalarını takip ederek eczanesindeki kardan biraz kaynak ayırarak eczanesini reorganize etmek yolunda çabası olmalıdır. Bilgisayar teknolojisini, ilaç ve eczacılık üzerindeki gelişmeleri ve olguları takip etmeli, bu yönde kendisine düşeni de değerlendirme yoluna gitmelidir.

MALİ VE EKONOMİ ÜZERİNDEKİ UYGULAMA :

Devamlı olarak stok kontrolü yapılmalı, nakit akışını dengede tutmalı, ödenmiş sermayesini arttırmalı, alacaklarını ve borçlarını iyi takip etmeli, bu alacak ve borçlarının dengesini iyi ayarlamalı sözüne ve taahhütlerine sadık olan, toplumda gerek ekonomik gerekse etik yönden güçlü konumda olmak yolunda gerekeni yapmalıdır. Aktifte bulunan dönen varlıkların değerinin, borçlara göre oluşan artışına dikkat etmek lazımdır. Başlangıcında sermaye olarak konan finansman ile daha sonra kazanılan karı ihtiva eden finansmanın bir kısmını da işletmede kullanmalı, bu oluşan toplam finansmanı daha çok arzı oluşturan ve devir hızı yüksek olan mallara yönlendirmelidir. Bu finansmandan, sabit kıymetlere ve teknolojik gelişmlere harcama yaparken, işletme sermayesini erozyona uğratmamalı, eğer uğratma olgusu varsa bu yatırımlar üzerindeki ödeme planını uzun vadeye yaymalıdır. Dışarıdan kaynak kullanmamaya özen gösterilmelidir. (Banka kredisi Vb.) İşletmelerde nakit akış tablosu da önem kazanmaktadır. Bu işletmelerde belirli bir hesap dönemi içerisinde ortaya çıkan nakit akışlarını, kaynakları kullanım yerleri bakımından gösteren tablolardır. Bu tabloda fon kavramı, kasa mevcudu, bankadaki mevduatları ve herhangi bir vade taşımayan ve ibraz edildiğinde tahsili mümkün kılan çekleri kapsar.
a) Dönem başı nakit mevcudu.
b) Dönem içi nakit girişi.
c) Dönem içi nakit çıkışları
d) Dönem sonu nakit mevcudu.
Bu nakit tablosundaki akışlar dengeli olmalıdır. Bu sayede işletmenin nakit tahsilatlarını ve ödemelerini, kaynaklarını ve bunların nerelerde kullanıldığını öğrenmek imkanı olur. İşletmenin dönem içinde kasa, banka ve çek hesaplarındaki artış, eksilişi ile birlikte bütçesinin sağlıklı yapılmasını sağlar. İşletmelerin para akışını bütün olarak işletene sunarak geleceğe yönelik yatırım politikalarına ve gelişme planlarına yardımcı olur. Bu nakit akış tablosunda hesap döneminde elde edilen kar nakit mevcudunu kapsamaz. Bu nakit kara bağlı değildir. Yöneticiye nakit akış tablosu ne kadarının kardan kaldığı ne kadarının yatırıma ve mala yöneldiği konusunda bilgi verir. Mal alış ve ödemelerde dengeyi sağlamak için plan ve programlı olmalı. Alacakların ve borçların takip edildiği cetveller bulunmalı ve alacakların tahsil kabiliyetine ve ortalama zamanına göre bir obsiyon aralığı belirleyerek borç belgeleri düzenlenmelidir.
Bunu şöyle formüle edebiliriz. Veresiye satış, Aylık tahsilat ve borç ödeme ilişkisi.

Müşterilerde alacaklar + kurumlardaki Alacaklar
----------------------------------------------------------: 2 ay ise
Aylık Tahsilat

Veresiye satışlarımız dolayısıyla müşterilere 2 aylık kredi verilebilir.

Satıcılara Borçlarımız + Borç Senetlerimiz
--------------------------------------------------: 4 ay
Aylık peşin satışlarımız

Veresiye alışlarımızın bedeli 4 ayda ödemek suretiyle 4 aylık piyasa kredisinden faydalanabiliriz.
İşte bu şekilde bir alış ve satışlar arasındaki ödeme vade aralıklarını takip edersek ödeme güçlüğü içine düşmeyiz.

STOKLARIN DEVİR HIZI - STOK MALİYETİ

Satışlar (Maliyet Bedeli)
----------------------------- = stok devir hızı
Stoklar

Stokların ne kadar devir ettiğin gösterir. Bunun içinde sürümü hızlı olan mallara yönelmeli, devamlı stoktaki mallar takip edilmelidir.
Stoklar
------------------ = > 1 olması stok devir hızının düşük olmasıdır.
Satışlar (Maliyet bedeli)

Stokların elden çıkarılma müddeti uzar, sermaye o oranda bağlı kalır, yeni mallar satın alınamaz anlamındadır. Sermaye yeniden işletmeye girmez, zamanla da zarar unsuru haline gelir gider oluşturur.
Eczanedeki sevk ve idarenin başarısı ise yıl içinde elde edilen karın sermayeye bölünmesi ile bulunur.
Eczane işletmesi ve ekonomisi üzerine yukarıda yazmış olduğum bilgileri biraz daha pratik ve uygulamaya yönelik bir şekilde anlatmaya yöneldiğimde; eczanelerimizdeki ekonomik yapılanmamızı daha güçlü, verimli ve uzun verimli yaşatabilmemiz için şu ilkelere dikkat etmemiz gerektiği kanısını taşımaktayım.

I- ECZANE EKONOMİSİ ÜZERİNE OLAN İLKELER

İlaç , ıtriyat , kozmetik ve parfümeri (kısacası mal) alış kriterlerini iyi belirlemek.

Bu kriterleri tespit ederken ;
a) Mal arzı (mal çeşidi) iyi olan ve hizmet kalitesi yüksek ve ticari etiğe önem veren firmalarla alış veriş yapmak.
b) Satarken verdiğiniz satış ortalama vadesinin üzerinde bir vadeden mal alışı yapmak, aynı zamanda emtia karının da yüksek olmasına dikkat etmek.
c) Mal miat kontrolüne dikkat edip; miat dolması yakın olan malları satın almaktan kaçınmak.
d) Birkaç firmanın satış koşullarını aynı mal (ilaç, ıtriyat vs) üzerinde karşılaştırmalı olacak şekilde kontrol etmek (eski-yeni fiyatlı oluşu, malen veya nakten verilen iskontolar, satış vade uzunlukları gibi)
Alacak ve borçlarınızı kayıt altına alıp devamlı bir şekilde takip etmek ve güncelleştirmek

Bunun için
a) Firmalardan, şahıslardan, kurumlardan olan alacaklarınızı gösteren ve devamlı izlenen aynı zamanda veriliş tarihi ve tahsil tarihini gösteren cetvellere kaydederek sıkı bir alacak takibi yapmak.
b) Satıcı firmalara, kredi kuruluşlarına, şahıslara, devlete olan tüm borçların miktarını ve ödeme tarihlerini (vadelerini) gösteren cetvellere dökümünü yapmak (En az 6 ay önümüzü görecek şekilde.)
c) Bu alacak ve borç cetvellerini düzenledikten sonra borçlanma politikanızı alacaklarınızın tahsil hızına ve peşin satışlarımızın durumuna göre oluşturmanız gerekmektedir. Örneğin; Ocak ayındasınız, bu günden Mart ayında kurumlardan yaklaşık 1 milyar tahsilat beklemektesiniz, aylık nakit satışınızın da ortalama 1 milyar olduğunu düşünürsek, mart ayında 2 milyar vadeli borcunuz var ise artık mart ayına ait bir borçlanma yapmamak durumundasınız. Eğer yapmak zorunda kalırsanız
işletmeye daha uzun vadeli bir kaynak temin etmek durumunda kalırsınız. (Banka kredisi, şahsi borçlanmalar gibi. Örnekte şubat ayı sonunda devir naktiniz yok sayarak hareket etmekteyiz.)
Stok kontrolünüzü devamlı bir şekilde takip etmek, asgari stok seviyeleri tespit etmek ve her yıl en az bir defa fiili (Eylemsel) mal sayımı (Emtia envanteri) yapmak..

Bunun işletmeye sağlayacağı yararlar şunlardır.
a) Eczanemizde satış hızı yüksek olan ve olmayan malların tespitini yapmak.
b) Uzun süre duran malların oluşturduğu stok maliyetini azaltmak.
c) Devir hızı yüksek olan mallara işletme sermayesini kanalize ederek işletme sermayesini daha rasyonel hale getirip, karlılığı ve verimliliği artırmak, fire ve zayiat oranını azaltmak.
Eczanenizde kendinize ve çalışanlarınıza rahat,huzurlu ve ahenkli bir ortam sağlamak.

Bunu nasıl sağlayabiliriz?
a) Eczanenizde rahat bir çalışma ortamı koşulları oluşturmak.
b) Bilgi ve iletişim teknolojisini iyi kullanmanın yollarını bulmak.
c) Eczanenizde kullandığınız sabit kıymetleri ve teknolojik yenilikleri (Demirbaş, mobilya, bilgisayar vs.) belirli bir zaman aralıklarında yenilemek ve bunun içinde gerekli finansmanı ayırmak.
d) Bu finansmanı temin ederken işletme sermayesini erozyona uğratmamalı, fazla vade farkı ödemeden, pazarlık gücünüzü kullanarak ve uygun ortamı zamanlayıp mümkün olduğu kadar uzun vadeye yaymak. Eğer işletme dışında değerlendirdiğiniz bir kaynağınız var ise, vade bu kaynağı kullanacaksanız bunun dışarıdaki getirisinin üzerinde bir indirim sağlamalısınız. işletme sermayenizden orta kalan bir dönen varlığınız var ise (Nakit,tahvil,hisse senedi gibi) bunları en rasyonel şekilde riske etmeden değerlendirmeli, bu kaynağı işletmenizin bir sigortası yani ihtiyaç akçesi olduğunu unutmamalısınız. Firmalara, üçüncü şahıslara ve devlete olan borçlarınızı ve bu borçlara karşılık düzenlediğiniz borç belgelerindeki yükümlülüğünüzü zamanında yerine getirip, savsaklamamak. Yani; sözüne, taahhüdüne güvenilir bir yapıda olmak, basiretli bir tacir gibi davranmak ve güven vermek.
Sağlıklı bir muhasebe düzeni yürütmek. Uyulması gereken kanuni sorumlulukları zamanında ve eksiksiz yerine getirmek.
Her yıl sonunda belirli bir günde işletmenin ekonomik varlığını tespit etmek ve bir önceki yıl ile karşılaştırmak. İşletme öz sermayesinde artış ve eksilişleri kontrol etmek.
Bunun için karşılaştırma dönemleri için bir bilanço çıkartılması şarttır.

Bilançoyu ise şöyle çıkartabilirsiniz.

AKTİFLER
DÖNEN VARLIKLAR
Kasa mevcudu
Banka mevcudu
Emtia mevcudu
Alacaklar
(Şahıslardan+kurumlardan+
Eczacının bir yıl içinde çektiği avanslar.)
DURAN VARLIKLAR
Demirbaş ve sabit kıymetler mevcudu

PASİFLER
SENE BAŞINDAKİ ÖDENMİŞ SERMAYE
Sermaye
Borçlarınız (İşletme ile ilgili)
(şahıs+firma+vergi+banka)





Aktif ile pasif değerler arasındaki fark işletmenin kar veya zararını belirler. Fark aktifin fazla olması durumunda kar; pasifin fazla olması durumunda ise zarar ettiğinizin göstergesidir.
Bu tespit edilen ilkelerin şıklarının her biri başlı başına bir konu başlığı değeri taşımaktadır.
Dilerim ileride bu konu başlıklarını ve de düşünemediğimiz diğer ilkelerin detaylarını irdeleme ve açıklama imkanı buluruz. Esen kalın.

Ecz. Sarp Yaklav